Время чтения 13 минут
Наиболее важный вопрос в тайм-менеджменте — определить приоритетность, последовательность выполнения задач, часто хватаясь за всё сразу, не успеваем ничего или затрачиваем много сил, энергии на несущественные вопросы. Тайм-менеджмент руководителя предполагает особые подходы к данному вопросу.
<<Оглавление>>
Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:
Определить приоритетность — принять собственное решение, какая задача имеет первоочередное значение, какая второстепенное, какая может быть на 3 или 4 месте.
Однажды Ч. Шваб получил совет по использованию времени, за который в последствии заплатил 25 000 долларов. Суть этого метода в следующем: написав список дел на день, стоит внимательно просмотреть его, проставить цифры, последовательность выполнения задач, в зависимости от важности и срочности действий, в дальнейшем выполнять всё чётко в соответствии с установленной последовательностью и не браться за новое дело, не завершив первого.
Такой подход значительно повышает эффективность работы. Даже, если в конце дня останутся нерешённые вопросы, то они не будут столь значительными в отличие от хаотичной работы. Мелкие задачи, конечно, можно решать между крупными, чтобы переключиться, но нужно чётко держать курс на основные приоритеты.
Положительный эффект от выполнения действий в соответствии с приоритетами:
В экономике есть "принцип Парето", который предполагает соотношение 20:80. Так обычно 20% клиентов приносят 80% прибыли, 20% ошибок ведут к 80% потерь, 20% исходных продуктов формируют 80% стоимости конечного продукта. Эта пропорция работает и в обратном соотношении.
Относительно распределения времени и важности задач она также актуальна — первые 20% времени (особо важные вопросы) приносят 80% результатов, при правильном его использовании, остальные 80% времени приносять лишь 20% результатов (второстепенные вопросы). Потому работа по приоритетам позволяет увеличить результативность, прибыльность работы.
Главный принцип: в первую очередь стоит выполнять особо важные задачи, во вторую — всю остальную текущую работу.
Тайм-менеджмент руководителя предполагает умение обращаться с информацией, всем знакома ситуация — горы писем, отчётов, документов. Как структурировать данные, разобраться в потоке информации?
Основные рекомендации по работе с информацией:
Алгоритм работы с информацией. Задаём себе вопрос: "Нужна ли мне эта информация?"
Если да:
Если нет:
Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.
Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:
Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические (цели работы организации), перспективные и тактические — существующие в конкретный момент времени.
Каждый руководитель или менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым. И от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения "звёзд". Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.
Постановка целей производится по схеме: "Желания — возможности — цель".
Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение. Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.
Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Но как стимулировать себя к действию. Давайте обсудим способы изначально задать своему дню правильный вектор:
Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?
Рассмотрим список "воров времени":
Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.
Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время — связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.
Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.
Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:
Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.
Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.
Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.
После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План - это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.
Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.
Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.
Есть два критерия планирования:
Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.
Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.
Нужно научиться составлять долгосрочный план (от 5 лет), на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин "пятилетка", почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.
Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.
Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.
Он включает такую последовательность действий:
При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т — телефон, Ч — чтение, обучение.
Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени. Резерв времени предполагает, что при 10-часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8-часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные события, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.
Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу.
Завершение дня:
Тайм-менеджмент руководителя включает и восстановление сил, без этого невозможна эффективная работа. Были проведены научные расчеты и установлено — человеку необходимо отдыхать и в течение рабочего дня по 5 минут каждый час или по 10 через 1,5 часа.
Лучше всего переключить своё внимание — позвонить домашним, выйти ненадолго на улицу или почитать газету. Чем больше переключение, тем выше коэффициент отдыха, оставаясь на рабочем месте и читая новости, отдых несущественный, нужно сменить атмосферу хоть на несколько минут.
Именно такой режим используют в учебных заведениях — пара длится 1,5 часа, а в школе урок — 45 минут. Отдых необходим организму для восстановления сил, чтобы сохранять внимание, концентрацию, сложно быть постоянно на пике работоспособности, это невозможно, перерывы помогут восстановиться и улучшить работу.
Существует такое правило организации труда: работаешь сидя — отдыхай стоя, полезно также двигаться при сидячей работе во время перерывов.
Бывает, что пропадает желание работать. Тут стоит понять, в чём причина: усталость, состояние здоровья или перегруженность заботами. Если объективных причин нет, то ищем мотивацию для работы. Если чувствуете, что нужен отдых, выйдите ненадолго, возможно, сознание отдохнёт, и придут новые яркие идеи, особенно актуально для творческой работы.
Полноценный сон необходим также для эффективной работы, сонный сотрудник часто бывает невнимательный, несобранный, с трудом может организоваться, настроиться на работу. Даже при большой загруженности важно находить время для полноценного сна — в среднем, 8 часов. Но помните о том, что у всех всё индивидуально. Ориентируйтесь по личным ощущениям.
Есть известные люди, которые начинают свой день очень рано, спят ночью 4-5 часов, при этом отдыхают ещё 2-3 часа днём. Такое возможно, главное — подобрать удобный график труда и отдыха. Рекомендуют даже небольшой дневной сон для восстановления сил, даже 10-15 минут могут намного улучшить состояние.
Если у вас есть свой кабинет, то можно позволить себе небольшой дневной отдых по необходимости или использовать машину. Недосыпы негативным образом сказываются на работоспособности, стоит восстанавливать силы. Интересно, что в Китае на ряде производств официально предусмотрен дневной сон и специальные кресла, а в Европе также есть дневная сиеста.
Тайм-менеджмент для руководителей — это универсальная система организации труда и распределения времени, призванная упростить работу сотрудников высшего ранга. Полезно применять методы планирования, расстановки приоритетов, делегирования в работе, для повышения её эффективности.
Желаем идти всегда в ногу со временем, успевать жить и работать!