Тайм-менеджмент для руководителя

Время чтения 13 минут

Наиболее важный вопрос в тайм-менеджменте — определить приоритетность, последовательность выполнения задач, часто хватаясь за всё сразу, не успеваем ничего или затрачиваем много сил, энергии на несущественные вопросы. Тайм-менеджмент руководителя предполагает особые подходы к данному вопросу.

<<Оглавление>>

20 простых рекомендаций по организации рабочего дня

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

Составляйте план задач на текущий день — десять минут помогут сэкономить два часа работы, ускорят процесс работы, помогут определиться с важными вопросами.
Планировать следует 60% своего времени, остальные 40% — оставлять на текущие и непредвиденные вопросы.
Определить основные помехи в работе, запишите, чем занимались в течение дня, что отвлекало от работы, как сократить эти пункты.
Полезно разбивать задачи по блокам, глобализировать — работа с документацией, работа с сотрудниками. Старайтесь избежать "холостых ходов", лучше один раз пообщаться с бухгалтером или другим сотрудником, обсудить все важные вопросы, назначьте время, пусть подготовит все вопросы и принесёт документацию. Срочные вопросы можно решить в телефонном режиме.
Учитесь делегировать задачи. Внимательно посмотрите на список, какие работы можете сделать только вы, что можно поручить другим сотрудникам. Руководитель должен решать самые важные вопросы, не теряя время на мелкие задачи (отчёты, письма).
Начинайте день с наиболее сложного и важного вопроса, который не вызывает радости. Сделав такой пункт плана, почувствуете облегчение и гордость, справились, можно продолжать спокойно работать дальше.
Занимайтесь планированием дня регулярно, ставьте перед собой реальные задачи — до 10 задач максимум, если часть - небольшие, быстро решаемые.
Оперативно реагируйте на изменения в течение дня, возможно, какие-то пункты стоит переставить, встречу перенести, утром согласовывайте, подтверждайте договорённости во избежание потерь времени. Сверяйте план в течение дня, вносите коррективы, пометки.
План работы должен быть конкретным и содержать результат, не просто действие: не "позвонить господину X", а "договориться о встрече с господином Ч по вопросу заключения договора сотрудничества". Главное сразу поставить цель в каждой работе, это поможет в течение дня сконцентрировать внимание на важных моментах.
Проставляйте временные рамки — совещание (40 мин.), если вопрос небольшой, зачем растягивать на 1-2 часа? Время — важный ресурс для вас и сотрудников, стоит беречь его и решать всё оперативно. Каждый докладчик должен быть готов — описать проблему, рассказать о вариантах решения, предложить свой выход. Это ускорит процесс рассмотрения задачи. Лучше рассмотреть один вопрос конкретно, чем десять обсуждать 2 часа, не приняв никаких решений. Время выполнения работы должно быть напротив каждого пункта, чтобы не затягивался процесс работы, будет срабатывать внутренний настрой.
Определитесь с порядком выполнения дел, что является наиболее важным в списке, что можно перенести "на потом". Старайтесь выполнять всё спокойно и уверенно, без спешки. Только так можно выполнять задачи идеально, без ошибок. Правильное планирование поможет избежать стресса срочных дел, которые нужны ещё "на вчера".
Экономьте своё время — вопрос можно решить по телефону или письменно? Поступаем таким образом, а на встречи едем по необходимости, с важными клиентами, на заключение новых договоров.
Эффективно используйте свободное время и поездки, занимаясь самообучением (полезная литература, тренинги).
Распределяйте время на закрытые часы — решение крупных задач, мелкие задачи можно успеть сделать между делом в короткие промежутки времени.
Необходимо в план работы включать обязательно: планирование, творческую работу, повышение квалификации.
Максимально сокращайте время на непродуктивную деятельность — ксерокопирование, неважные встречи, обсуждения вопросов.
Находите альтернативные решения, имея запасные варианты решения вопросов.
Чередуйте виды деятельности — долгосрочные и краткосрочные, одиночные и командные. Это позволит не уставать от однообразия, увеличит продуктивность труда.
Сверяйте свой график с планами сотрудников по важным встречам, например, предупреждайте заранее о совещаниях.
Постоянный контроль над движением к намеченным результатам обеспечит успешную работу в нужном направлении.

Расстановка приоритетов

Определить приоритетность — принять собственное решение, какая задача имеет первоочередное значение, какая второстепенное, какая может быть на 3 или 4 месте.

Однажды Ч. Шваб получил совет по использованию времени, за который в последствии заплатил 25 000 долларов. Суть этого метода в следующем: написав список дел на день, стоит внимательно просмотреть его, проставить цифры, последовательность выполнения задач, в зависимости от важности и срочности действий, в дальнейшем выполнять всё чётко в соответствии с установленной последовательностью и не браться за новое дело, не завершив первого.

Такой подход значительно повышает эффективность работы. Даже, если в конце дня останутся нерешённые вопросы, то они не будут столь значительными в отличие от хаотичной работы. Мелкие задачи, конечно, можно решать между крупными, чтобы переключиться, но нужно чётко держать курс на основные приоритеты.

Положительный эффект от выполнения действий в соответствии с приоритетами:

удовлетворение от рабочего процесса
результативность и успешность работ
сроки всегда выполняются
снижается вероятность конфликтов
снижается стрессовость работы

В экономике есть "принцип Парето", который предполагает соотношение 20:80. Так обычно 20% клиентов приносят 80% прибыли, 20% ошибок ведут к 80% потерь, 20% исходных продуктов формируют 80% стоимости конечного продукта. Эта пропорция работает и в обратном соотношении.

Относительно распределения времени и важности задач она также актуальна — первые 20% времени (особо важные вопросы) приносят 80% результатов, при правильном его использовании, остальные 80% времени приносять лишь 20% результатов (второстепенные вопросы). Потому работа по приоритетам позволяет увеличить результативность, прибыльность работы.

Главный принцип: в первую очередь стоит выполнять особо важные задачи, во вторую — всю остальную текущую работу.

Работа с информацией

Тайм-менеджмент руководителя предполагает умение обращаться с информацией, всем знакома ситуация — горы писем, отчётов, документов. Как структурировать данные, разобраться в потоке информации?

Основные рекомендации по работе с информацией:

Необходимо понять, что является для нас важной информацией, а что не стоит внимания, определиться с целью использования данных.
Выделите основные информационные темы, которые представляют интерес и могут встречаться в работе.
Определитесь с формой и объёмом хранения информации. Документы можно хранить в полном объёме или частичном, в виде ксерокопии, скана, конспекта, ссылок на информацию.
Определитесь с носителем информации — бумажный или цифровой. Электронный позволяет хранить большие массивы данных, при этом бумажный — бывает надёжнее в случае поломки техники, обновления программ. Лучше использовать эти два способа совместно, не исключая что-то из них, а дополняя.
Удобно разместите информацию, чтобы она была в поле доступа. Наиболее часто используемая — под рукой или на рабочем столе, реже — на полках рядом, в отдельных папках. Главное, чтобы было понимание, где находятся нужные данные. Нужно разработать свою систему размещения документов. Архивные данные - находятся в скрытых папках или на других внешних носителях, на дальних полках.
Установите свою кодировку данных — можно располагать в алфавитном порядке, по хронологии, обозначать буквами, цифрами, цветом.

Алгоритм работы с информацией. Задаём себе вопрос: "Нужна ли мне эта информация?"

Если да:

К какому разделу она относится?
В каком объёме и форме буду её хранить?
Разместить информацию в надлежащую папку в удобном формате.

Если нет:

Удалить, убрать или выбросить

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

выполнять верно свои задачи / ставить правильные задачи
находить решения вопросов / использовать творческий подход, искать альтернативы
беречь ресурсы / оптимизировать распределение материальных ресурсов
работать, как надо / достигать поставленных целей
уменьшать расходы / увеличивать прибыльность

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические (цели работы организации), перспективные и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель или менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым. И от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения "звёзд". Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: "Желания — возможности — цель".

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение. Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Но как стимулировать себя к действию. Давайте обсудим способы изначально задать своему дню правильный вектор:

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу.
Побуждением к действию служат "якоря". У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике. Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.
В большинстве случаев решение любой задачи обрисовывается за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять - от простого к сложному.
Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания. Как в детстве, пообещать себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами. Или например устроить встречу с друзьями в конце недели. Но главным стимулом должно оставаться, конечно — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.
Необходимо чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите. После чего сделать, забыть, и спокойно переключиться на другие вопросы. Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Поглотители времени

Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?

Рассмотрим список "воров времени":

отсутствие чётких целей, приоритетов
недостаток организованности, низкая мотивация к работе
нехватка информации по поставленным задачам и долгий поиск нужной
внеплановые события вроде звонков, визитов
долгие совещания, непродуктивное общение
отсутствие чёткого плана и решительности, что приводит к излишней суете, спешке
отсутствие делегирования и недостаточный контроль по выполнению работ

Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.

Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время — связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.

Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.

Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:

боязнь ошибки
страх перед новыми задачами
боязнь оказаться хуже других сотрудников
страх потери рабочего места
боязнь потери своей индивидуальности

Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.

Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.

Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.

Планирование руководителя

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План - это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план (от 5 лет), на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин "пятилетка", почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Метод планирования "Альпы"

Он включает такую последовательность действий:

Написание задач.
Определение времени выполнения.
Резерв времени (в соотношении 60:40).
Определение приоритетов, перепоручение заданий.
Контроль выполнения (учёт несделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т — телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени. Резерв времени предполагает, что при 10-часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8-часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные события, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу.

Завершение дня:

контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы
составление плана на следующий день
перенос заданий, которые не успели полностью выполнить.

Полноценный отдых

Тайм-менеджмент руководителя включает и восстановление сил, без этого невозможна эффективная работа. Были проведены научные расчеты и установлено — человеку необходимо отдыхать и в течение рабочего дня по 5 минут каждый час или по 10 через 1,5 часа.

Лучше всего переключить своё внимание — позвонить домашним, выйти ненадолго на улицу или почитать газету. Чем больше переключение, тем выше коэффициент отдыха, оставаясь на рабочем месте и читая новости, отдых несущественный, нужно сменить атмосферу хоть на несколько минут.

Именно такой режим используют в учебных заведениях — пара длится 1,5 часа, а в школе урок — 45 минут. Отдых необходим организму для восстановления сил, чтобы сохранять внимание, концентрацию, сложно быть постоянно на пике работоспособности, это невозможно, перерывы помогут восстановиться и улучшить работу.

Существует такое правило организации труда: работаешь сидя — отдыхай стоя, полезно также двигаться при сидячей работе во время перерывов.

Бывает, что пропадает желание работать. Тут стоит понять, в чём причина: усталость, состояние здоровья или перегруженность заботами. Если объективных причин нет, то ищем мотивацию для работы. Если чувствуете, что нужен отдых, выйдите ненадолго, возможно, сознание отдохнёт, и придут новые яркие идеи, особенно актуально для творческой работы.

Полноценный сон необходим также для эффективной работы, сонный сотрудник часто бывает невнимательный, несобранный, с трудом может организоваться, настроиться на работу. Даже при большой загруженности важно находить время для полноценного сна — в среднем, 8 часов. Но помните о том, что у всех всё индивидуально. Ориентируйтесь по личным ощущениям.

Отдых на рабочем месте

Есть известные люди, которые начинают свой день очень рано, спят ночью 4-5 часов, при этом отдыхают ещё 2-3 часа днём. Такое возможно, главное — подобрать удобный график труда и отдыха. Рекомендуют даже небольшой дневной сон для восстановления сил, даже 10-15 минут могут намного улучшить состояние.

Если у вас есть свой кабинет, то можно позволить себе небольшой дневной отдых по необходимости или использовать машину. Недосыпы негативным образом сказываются на работоспособности, стоит восстанавливать силы. Интересно, что в Китае на ряде производств официально предусмотрен дневной сон и специальные кресла, а в Европе также есть дневная сиеста.

Тайм-менеджмент для руководителей — это универсальная система организации труда и распределения времени, призванная упростить работу сотрудников высшего ранга. Полезно применять методы планирования, расстановки приоритетов, делегирования в работе, для повышения её эффективности.

Желаем идти всегда в ногу со временем, успевать жить и работать!