Метод Альпы в планировании времени: 5 стадий на пути к эффективности

Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы, который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.

<<Оглавление>>

Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.

Метод Альпы в планировании времени, возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.

Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?

Этапы метода Альпы

Метод Альпы состоит из пяти этапов

1 этап. Составления списка дел

На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности.

Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.

Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.

2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания

Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.

Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на  выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.

3 этап. Резервирование временного запаса

Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.

К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.

4 этап. Все запланированные дела упаковываем во временные рамки

После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.

Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.

Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.

5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени

Это собственно этап выполнения дел и их контроль.

Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.

Рекомендации по планированию времени

1. Займитесь планирование вечером на следующий день. Это способствует большей уверенности и концентрации сил на завтрашний день.
2. Сначала делайте дела, которые имеют наибольшую важность.
3. Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас.
4. Если у вас появляется свободное время, заполняйте его делами из колонки С либо другими короткими заданиями.
5. Не забывайте о том, что все дела вам нужно втиснуть в 60% рабочего времени.
6. По методу Альпы, если у вас появились непредвиденные дела, перепишите план дел заново.
7. Не бойтесь гибкого графика работы. Если вы будете придерживаться всех стадий метода Альпы, то вы со всем будете успевать справляться.

Преимущества метода Альпы

• Вы научитесь работать целенаправленно.
• Рационально использовать время и объединять в группы похожие дела.
• Сможете разумно использовать интервалы в работе.
• Разовьется самодисциплина.
• Избавитесь от стресса и напряжения.
• Вы перестанете все забывать.
• Начнете достигать свои цели.
• Это настроит вас на рабочее настроение.
• Повысится ваша мотивация и удовлетворенность от работы.
• Улучшится настроение за счет трудовых достижений.

Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?

Отдых — это перемена деятельности. Александр Горбачев, специалист в сфере тайм - менеджмента, советует так устраивать переключения:

• Работа в офисе / дела вне офиса.
• Работа с бумагами / люди.
• Работаю один / общаюсь.
• Аналитика / творчество.
• Читаю, слушаю / говорю, пишу.
• Спокойная рутина / вызов.

Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?

Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому. 25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.

Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.

Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.

Психологический аспект планирования времени по методу Альпы

Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны. Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.

С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.